Êtes-vous du genre à accumuler les papiers importants (et les moins importants) dans un tiroir fourre-tout? Vous arrive-t-il de ne pas trouver les documents dont vous avez besoin? Êtes-vous encombrés par ceux que vous n’utiliserez peut-être jamais? Classer ses documents peut paraître une activité fastidieuse. Mais une fois le système instauré, vous pourrez classer les papiers au fur et à mesure par la suite. Vous trouverez rapidement ce que vous cherchez et disposerez de plus de temps pour vos activités préférées!

Certains documents doivent être conservés toute votre vie alors que pour d’autres, la durée de conservation est plus ou moins longue. Enfin, pour les documents qui ont une importance à vos yeux et qui témoignent d’événements marquants de votre vie, cela relève d’une décision toute personnelle. Explorons ce que peut contenir votre classeur.

Votre personne

Dans cette catégorie, vous rangerez les documents relatifs à votre état civil (naissance, mariage, divorce), votre santé, vos études et votre carrière. Si vous êtes marié, que vous ayez signé un contrat de mariage ou non, vos dossiers devraient contenir un bilan des actifs et des dettes que vous possédiez au moment de votre union. C’est ce qu’on appelle un bilan prénuptial. Les documents appuyant le contenu de ce bilan peuvent se trouver ici ou dans une autre catégorie pertinente.

Le bilan prénuptial sera d’une grande utilité lors de la dissolution de votre union. Parce qu’il faut savoir que cette dissolution n’est pas seulement le fruit du divorce – le décès aussi met fin à l’union. Ces événements entraînent le partage du patrimoine familial et la dissolution du régime matrimonial. Il y aura donc partage de la valeur de certains biens. Vous avez reçu des sommes en héritage ou en don? Mieux vaut conserver la trace de l’usage que vous en faites, puisque les biens ainsi acquis sont exclus du partage du patrimoine ou des acquêts.

Les couples en union de fait devraient aussi faire un bilan afin d’identifier les biens dont chacun est propriétaire. De plus, il serait prudent de rédiger une convention de vie commune et d’y prévoir, entre autres, le sort qui sera réservé aux biens acquis par les conjoints durant la vie commune.

Vos finances et vos impôts

Ici, vous pourrez inclure votre budget et votre bilan, vos relevés bancaires et de cartes de crédit ainsi que vos contrats et relevés d’emprunts hypothécaire et autres. La durée de conservation de ces documents varie. Par exemple, les factures d’achat de biens assortis d’une garantie sont à conserver précieusement tant que la garantie est en vigueur. Vos relevés bancaires devraient être conservés pendant 6 ans alors que pour votre carte de crédit, les 3 derniers relevés mensuels suffisent. Si vous êtes propriétaires d’antiquités, d’objets d’art, de bijoux ou de collections, les factures vous permettront de déterminer le gain en capital lors d’une disposition future (réelle ou présumée).

Il est aussi primordial de maintenir à jour vos dossiers d’assurances personnelles et collectives (vie, invalidité, santé, habitation et responsabilité civile, automobile, etc.).

Concernant vos placements et vos régimes de retraite, conserver ces documents sera utile à plusieurs égards. Certains de ces biens composent le patrimoine familial et d’autres constituent des acquêts (lorsqu’applicable). Vos transactions de placements non-enregistrés peuvent donner lieu à des gains ou des pertes en capital. Vous devriez donc conserver les relevés et avis de transactions afin de vous permettre de préparer vos déclarations de revenus dans le futur. Évidemment, ce dossier sera nécessaire à votre planification financière.

Vos déclarations de revenus sont à conserver pendant 6 ans, ainsi que toutes les pièces justificatives. Après ce délai, vous pouvez détruire la plupart des pièces justificatives. Par contre, si vous avez cotisé à votre REER pendant votre mariage, vous devriez garder les reçus de cotisation. Notez qu’il est préférable d’ouvrir un compte REER séparé pour recevoir les cotisations faites pendant le mariage.

Vos biens et possessions

Dans cette catégorie, vous pouvez classer les titres de propriété et d’hypothèque de votre résidence, l’évaluation foncière et les taxes foncières. Conservez la preuve de paiement de vos taxes pendant 3 ans. Une municipalité ne peut exiger de paiement rétroactif au-delà de ce délai. S’il s’agit d’un condo, vous pourriez mettre dans ce dossier la déclaration de copropriété, les procès-verbaux d’assemblées et les avis de cotisation aux charges communes. Finalement, l’inventaire de vos autres biens et équipements (avec photos et valeurs) constitue le principal élément de preuve de vos possessions en cas de vol ou d’incendie.

Développer votre système de classement, ce n’est que la première étape. N’oubliez pas que vous détenez bon nombre de documents sous format papier et peut-être davantage sous format numérique. De plus, certains documents très importants (ou une copie) devraient être conservés dans un coffre bancaire, en sûreté. Afin de vous assister, nous vous suggérons deux ouvrages : Le classement des documents personnels, écrit par Jean Dupriez, planificateur financier, et À l’abri de l’oubli – Petit guide de conservation des documents personnels et familiaux, publié par Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Enfin, avoir mis de l’ordre dans vos papiers vous permettra de rassembler facilement les documents dont votre planificateur financier aura besoin pour effectuer votre planification financière personnelle.

Relevez le défi et amusez-vous!